Chính sách bảo mật

Chính sách này giải thích cách AITUDO-CRM PRO (“chúng tôi”) thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin khi bạn sử dụng nền tảng quản trị quan hệ khách hàng đa kênh tại crm.aitudo.vn, bao gồm cả khi bạn kết nối tài khoản Facebook, Zalo, Email hoặc cổng thanh toán PayOS vào Dịch vụ.

1. Thông tin chúng tôi thu thập

• Thông tin tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, tên tổ chức — khi bạn đăng ký hoặc được mời tham gia một tổ chức.
• Dữ liệu khách hàng do bạn nhập/đồng bộ: thông tin khách hàng, lead, deal, đơn hàng, báo giá... mà bạn hoặc thành viên tổ chức bạn tạo ra trong quá trình sử dụng CRM.
• Dữ liệu từ kênh kết nối bên thứ ba (chỉ khi bạn chủ động kết nối):
  • Facebook: tên & ảnh đại diện Trang (Page) bạn quản lý, nội dung tin nhắn Messenger trao đổi giữa khách hàng và Trang, thông tin cơ bản của người gửi tin nhắn (tên, ảnh đại diện) do Facebook cung cấp qua Messenger Platform — chỉ nhằm hiển thị và trả lời hội thoại ngay trong hộp thư đến (Inbox) của CRM.
  • Zalo: thông tin tài khoản Zalo Official Account/Zalo cá nhân đã kết nối và nội dung tin nhắn trao đổi với khách hàng.
  • Email: nội dung email gửi/nhận qua tài khoản Gmail/IMAP bạn kết nối.
  • PayOS: thông tin giao dịch thanh toán (mã đơn, số tiền, trạng thái) — chúng tôi không lưu trữ thông tin thẻ/tài khoản ngân hàng, việc thanh toán do PayOS xử lý trực tiếp.
• Dữ liệu sử dụng: nhật ký hoạt động, thời gian đăng nhập, thao tác trên hệ thống — phục vụ vận hành, bảo mật và cải thiện Dịch vụ.

2. Chúng tôi sử dụng thông tin để làm gì

• Vận hành các tính năng cốt lõi: hộp thư đến đa kênh, quản lý khách hàng/lead/deal, báo giá, đơn hàng.
• Đồng bộ và hiển thị hội thoại Facebook Messenger/Zalo/Email vào đúng một nơi duy nhất, giúp đội ngũ của bạn trả lời khách hàng nhanh hơn — dữ liệu tin nhắn từ Facebook/Zalo/Email chỉ được dùng cho đúng mục đích này, không dùng để quảng cáo hay bán cho bên thứ ba.
• Xử lý thanh toán, gia hạn gói dịch vụ qua PayOS.
• Gửi thông báo vận hành quan trọng (duyệt tài khoản, nhắc hết hạn gói, cảnh báo bảo mật).
• Tạo gợi ý trả lời/tóm tắt hội thoại bằng AI (Google Gemini) khi bạn chủ động bấm sử dụng tính năng AI — nội dung hội thoại được gửi tới nhà cung cấp AI chỉ để tạo phản hồi cho đúng yêu cầu đó, không dùng để huấn luyện mô hình của bên thứ ba.
• Phát hiện, ngăn chặn gian lận, lạm dụng hệ thống.

3. Chia sẻ thông tin

Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn cho bên thứ ba. Thông tin chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

• Với nhà cung cấp hạ tầng/dịch vụ mà chúng tôi sử dụng để vận hành CRM (máy chủ, cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp, cổng thanh toán PayOS, nhà cung cấp mô hình AI) — chỉ trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ, theo hợp đồng bảo mật với các bên này.
• Khi pháp luật yêu cầu, hoặc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp, an toàn của người dùng và hệ thống.
• Với sự đồng ý rõ ràng của bạn trong từng trường hợp cụ thể.

4. Lưu trữ và bảo mật

• Dữ liệu được lưu trữ trên hạ tầng có mã hoá khi truyền tải (HTTPS/TLS).
• Thông tin xác thực nhạy cảm (access token của Facebook/Zalo, thông tin đăng nhập email) được mã hoá trước khi lưu trữ.
• Truy cập dữ liệu được giới hạn theo vai trò/quyền hạn trong từng tổ chức — thành viên chỉ thấy dữ liệu thuộc phạm vi được phân quyền.
• Dữ liệu được giữ trong suốt thời gian bạn còn sử dụng Dịch vụ, và tối đa 90 ngày sau khi tài khoản/tổ chức bị xoá, để phục vụ khôi phục trong trường hợp xoá nhầm, trừ khi bạn yêu cầu xoá sớm hơn.

5. Ngắt kết nối & xoá dữ liệu

• Bạn có thể ngắt kết nối Facebook/Zalo/Email bất kỳ lúc nào tại Cài đặt > Kênh kết nối — khi ngắt kết nối, chúng tôi ngừng đồng bộ dữ liệu mới ngay lập tức và xoá access token đã lưu.
• Nếu bạn thu hồi quyền truy cập của ứng dụng CRM ngay trên Facebook (Cài đặt Facebook > Ứng dụng và trang web), chúng tôi sẽ ngừng nhận dữ liệu mới từ Trang đó.
• Bạn có thể yêu cầu xuất toàn bộ hoặc xoá vĩnh viễn dữ liệu của tổ chức mình bất kỳ lúc nào bằng cách liên hệ thienvanmedia@gmail.com. Chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu trong vòng 30 ngày.

6. Cookie

Chúng tôi sử dụng cookie cần thiết để duy trì phiên đăng nhập và bảo mật tài khoản. Chúng tôi không dùng cookie theo dõi quảng cáo bên thứ ba trên ứng dụng CRM.

7. Quyền của bạn

Tuỳ theo quy định pháp luật áp dụng, bạn có quyền:

• Truy cập, chỉnh sửa thông tin cá nhân của mình trong Cài đặt tài khoản.
• Yêu cầu xuất hoặc xoá dữ liệu như mô tả ở Mục 5.
• Rút lại sự đồng ý kết nối kênh bên thứ ba bất kỳ lúc nào.

8. Trẻ em

Dịch vụ dành cho tổ chức/doanh nghiệp, không hướng đến và không cố ý thu thập thông tin của người dưới 16 tuổi.

9. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này theo thời gian. Thay đổi đáng kể sẽ được thông báo qua email hoặc trong ứng dụng trước khi có hiệu lực.

10. Liên hệ

Mọi thắc mắc về Chính sách bảo mật hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

• Email: thienvanmedia@gmail.com
• Điện thoại: 0988428211
• Địa chỉ: Số 15/146 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội